“Hoe je een succes maakt van je volgende Online Brainstorm Sessie!”
Set Goals
Waar willen we naar toe? Voor wie doen we dit? Wie is bereid om te investeren in een oplossing?
Neem vrijblijvend contact op
Zij gingen je voor:
Of lees eerst verder over …
- Wat moet je je voorstellen bij een online brainstorm sessie?
- Waarom online brainstormen?
- Voordelen van een online brainstorm
- Valkuilen bij een online sessie
- Begeleiding bij online brainstormen
- Zeven redenen om een brainstorm expert in te schakelen
- Hoe ziet het brainstorm proces er uit?
- Veelgestelde vragen
- Voorbeelden van vraagstukken voor een online brainstorm sessie
- Hoe kun je een online brainstorm aanvragen?
Creatieve ideeën zijn nu méér nodig dan ooit
Door de wereldwijde Corona crisis is voor veel organisaties de manier van werken (mogelijk blijvend) ingrijpend veranderd. Veel bedrijven proberen hun ‘business as usual’ weer op te pakken, maar keren terug in een werkelijkheid waarin thuiswerken, online meetings en social distancing onderdeel zijn van ‘het nieuwe normaal’. Deze nieuwe ideeën vragen meer dan ooit tevoren om nieuwe oplossingen waarvoor natuurlijk nieuwe ideeën nodig zijn. Maar hoe bedenk je met elkaar als team nieuwe ideeën wanneer iedereen op afstand werkt?
Komt deze situatie je bekend voor?
- Door de coronacrisis is jouw manier van producten en diensten leveren over een totaal andere boeg gegooid.
- Na de eerste, chaotische maanden van de pandemie – waarin je nauwelijks tijd had om na te denken – kom je nu in rustiger vaarwater en wil je de zaken goed regelen.
- Je wilt samen met je team de handen ineenslaan om nieuwe en creatieve oplossingen en ideeën te bedenken en uit te werken!
- Je wilt dit doen door middel van een creatieve brainstorm, maar je twijfelt… kan dat wel wanneer iedereen moet deelnemen vanachter zijn eigen keukentafel?
Ja, dat kan! Een online brainstorm waarbij het team op afstand deelneemt, kan net zo effectief zijn. Hoe dan? Daar vertellen we je graag meer over!
Wat moet je je voorstellen bij een online brainstorm sessie?
Tijdens een online brainstormsessie steken deelnemers virtueel de koppen bij elkaar om na te denken over een probleem of uitdaging.
Je kunt brainstormen over hoe je als organisatie kunt omgaan met ‘het nieuwe normaal’ van de anderhalvemetersamenleving: ‘Hoe kunnen we onze producten blijven produceren? Hoe kunnen we onze vertrouwde services blijven leveren? Welke nieuwe diensten of activiteiten kunnen we ontplooien om onze klanten in deze nieuwe situatie het best te kunnen helpen? Uiteindelijk kan een brainstorm natuurlijk over elk soort onderwerp gaan.
Bij een online brainstormsessie hoort natuurlijk een online begeleider, die op afstand de sessie in goede banen leidt. De online begeleider introduceert het onderwerp, legt het proces van virtueel brainstormen uit, begeleidt bij de toepassing van de creatieve denktechnieken, en zorgt ervoor dat alle deelnemers effectief kunnen bijdragen aan de sessie.
Anders dan bij een fysieke brainstorm op kantoor, kun je niet zomaar een stift pakken en een mindmap op het whiteboard tekenen. Gelukkig beschikt de brainstorm begeleider over handige tools om online ideeën in te dienen en vast te leggen. Nadat de eerste ideeën zijn verzameld, kunnen daarna creatieve ideetechnieken worden ingezet om nog meer ideeën te bedenken.
Zijn er voldoende ideeën en oplossingen bedacht? Mooi! Dan is het tijd om te stemmen. Elke deelnemer krijgt een aantal stemmen die ze kunnen toekennen aan de – naar hun smaak – meest briljante ideeën.
Hierdoor heb je razendsnel een overzicht van de beste ideeën. Deze beste ideeën worden vervolgens verder uitgewerkt tot een concrete oplossing.
Waarom een online brainstorm sessie?
Elk team moet zo nu en dan met elkaar verbeterpunten bespreken en nieuwe ideeën bedenken. En wanneer iedereen op afstand werkt, is het organiseren van een online brainstorm een prima optie. De online brainstorm techniek is dusdanig ontwikkeld en verfijnd, dat je (bijna) alles kunt doen wat je ook in een normale brainstormsessie zou doen. Laat de kans dus niet liggen! Meerdere breinen weten altijd meer dan één. Hoe eerder je denkkrachten bundelt, hoe eerder je nieuwe ideeën kunt toepassen die vorm geven aan de toekomst.
Voordelen van een online brainstorm sessie
Een online brainstorm sessie heeft zo zijn voordelen ten opzichte van een fysieke sessie. We noemen er een paar:
- Iedereen kan vanuit zijn eigen locatie deelnemen. Als je medewerkers over verschillende vestigingen werken kunnen ze zonder problemen aansluiten, zelfs vanuit het buitenland.
- De ideeën worden direct vastgelegd en opgeslagen. Er is dus geen risico meer dat ideeën verloren gaan.
- De verschillen tussen introverte en extraverte deelnemers worden kleiner; iedereen krijgt op dezelfde manier de ruimte om met ideeën te komen.
- Besluitvorming over de ideeën gaat met de ingebouwde ‘voting’ mogelijkheden een stuk sneller.
- De resultaten, in de vorm van gerangschikte en uitgewerkte ideeën zijn direct beschikbaar. Je kunt dus direct na de online brainstorm aan de slag met innoveren.
Valkuilen bij een online brainstorm sessie
Dit klinkt allemaal rooskleurig, maar er is natuurlijk ook een keerzijde. Wanneer je je bewust bent van de volgende valkuilen, kun je ze ook beter ontwijken:
- Onvoldoende voorbereiding: Een online sessie lijkt qua organisatie misschien eenvoudiger dan een gewone brainstorm sessie: je hoeft geen zaal te huren en catering te regelen, maar verder is de voorbereiding net zo essentieel als anders. Belangrijke ingrediënten voor een goede brainstormsessie zijn een zorgvuldige intake, een goed geformuleerde (concrete, duidelijke en uitdagende) brainstormvraag, een goed opgebouwd programma en last but not least de juiste deelnemers. Een goede brainstormbegeleider zorgt ervoor dat aan deze randvoorwaarden is voldaan.
- Techniek: Om als deelnemer aan een online brainstormsessie mee te kunnen doen, heb je eigenlijk alleen maar een laptop met camera en microfoon nodig. Vaak is iedereen wel voldoende vertrouwd met zijn eigen laptop. Voor het werken met een nieuw programma heeft de ene persoon echter gewenning nodig dat de andere persoon. Omdat het brainstormprogramma nou eenmaal voor de meeste mensen nieuw is, en omdat iedereen zich veilig en vertrouwd moet voelen, is het belangrijk om voldoende tijd te geven om het programma te leren kennen en ermee te kunnen oefenen, voordat de ‘echte’ brainstorm begint. Het programma begint dus met wat speelse technische opwarmoefeningen in de nieuwe brainstormomgeving. Zorg dat je hier voldoende tijd voor inruimt!
- Aandacht en energie: Een online brainstormsessie is leuk, maar de ervaring is natuurlijk anders dan wanneer je met collega’s rond een fysieke tafel zit. Vergelijk het maar met een concert van de Rolling Stones. Wanneer je bij een live optreden bent tussen een dansend, zweterig publiek – je voelt de bas door je lichaam trillen – dan is dat toch een andere ervaring dan wanneer je thuis op de bank de opnames op DVD bekijkt. Er ligt daarom een extra taak bij de begeleider om de aandacht van de deelnemers erbij te houden, en het energieniveau hoog.
Begeleiding bij online brainstormen
Net zoals bij een gewone brainstormsessie, is het bij een online brainstorm sessie van belang om een heldere structuur aan te brengen, en ervoor te zorgen dat alle deelnemers aan de sessie betrokken en enthousiast blijven. Een onafhankelijke begeleider die hierover waakt en ervoor zorgt dat het proces effectief blijft verlopen is geen overbodige luxe.
Het is aan de online begeleider om de sessie grondig te structureren en voor te bereiden, zodat alles op rolletjes verloopt en in elke fase de juiste tools en werkvormen beschikbaar zijn. Plenair samenwerken wordt afgewisseld met werken in subgroepen terwijl verschillende ideetechnieken worden ingezet. De begeleider stuwt en vormt de samenwerking in de juiste banen, richting het gewenste resultaat.
Zeven redenen om een brainstorm expert in te schakelen.
Om een brainstormsessie te houden hoef je geen raketgeleerde te zijn. Toch kunnen de kennis en ervaring van een professionele begeleider het verschil maken tussen een geslaagde sessie en een teleurstelling. Hieronder zeven redenen om een expert in te schakelen.
1 Het kiezen van de juiste aanpak voor je probleem of uitdaging.
Wij beoordelen jouw probleem of uitdaging en schatten voor je in of een brainstorm wel geschikt is voor je vraagstuk. Misschien is er eerst iets anders nodig? Wij vertellen het je.
2 Het matchen van je ambitieniveau met de mogelijkheden.
Wil je revolutionaire ideeën in een halve dag? Kan dat eigenlijk wel? Wij helpen je om in te schatten of je verwachtingen realistisch zijn.
3 Het formuleren van de juiste startvraag (challenge) voor je sessie.
Deze vraag zet de toon bepaalt voor een belangrijk deel welk soort ideeën dat je zult gaan krijgen. Wij helpen je om de challenge zó te formuleren dat je ideeën van de juiste soort zult krijgen.
4 Het ontwerpen van een effectief programma.
Wij stellen een draaiboek en agenda op die voldoende rekening houdt met alle aspecten die aan de orde moeten komen tijdens de sessie, zodat je niet onderweg in tijdnood raakt.
5 Het bepalen van de juiste tools, werkvormen en technieken.
Er zijn talloze werkvormen en creatieve denktechnieken beschikbaar die je in kunt zetten. Wij weten uit ervaring wat er het beste werkt in jouw situatie.
6
Waarborgen sensitiviteit en onafhankelijkheid.
Soms heb je stiekem al een oplossing voor je probleem of uitdaging in gedachten voordat je aan de brainstormsessie begint. Grote kans dat je hierdoor de deelnemers onbewust deze richting op duwt. Zo werkt het niet! Een neutraal klimaat zorgt ervoor dat deelnemers met eigen ideeën komen en niet beïnvloed worden door anderen. Wij garanderen een neutraal klimaat dat leidt tot meer uiteenlopende ideeën.
7
Gerichtheid op proces & resultaten.
Wij zorgen ervoor dat iedereen aan bod komt en niet alleen de meest dominante deelnemers. Dat iedereen blijft participeren en dat de gewenste resultaten aan het eind van de sessie worden bereikt.
Brainstorm Proces
Creatief denken is bedoeld om te kunnen ontsnappen aan vaste denkpatronen; maar ook creativiteit heeft een structuur nodig.
Om ervoor te zorgen dat de gewenste resultaten worden bereikt, werken wij volgens een eigen brainstormproces dat zich keer op keer in de praktijk bewijst. Dit proces ziet er als volgt uit:
Find Facts
Is er een probleem? Wat zijn de oorzaken? Welke componenten, processen en betrokkenen spelen een rol?
Define Challenge
Waarover gaan we precies ideeën bedenken? Welke oorzaak willen we oplossen?
Create Ideas
Waar willen we naar toe? Voor wie doen we dit? Wie is bereid om te investeren in een oplossing?
Build Solutions
De beste ideeën selecteren en uitwerken tot concrete voorstellen.
Take Action
De gekozen voorstellen voorzien van een roadmap en mini-plan van aanpak.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een online brainstorm sessie?
Dat hangt af van je doelen en ambitie! Hoe grondiger je een vraagstuk wilt aanpakken, hoe meer tijd je moet vrijmaken voor je brainstorm. Een online brainstorm is vergeleken met een fysieke sessie meestal korter of verdeeld over meerdere sessies, vanwege de concentratieboog voor werken achter een beeldscherm. Wat de passende duur is voor jouw brainstorm? Dat kunnen we pas zeggen wanneer we meer weten over de uitdaging die jij aan wilt gaan! Neem gerust contact op zodat we een betere inschatting kunnen maken.
Wat heb je nodig voor een online brainstorm sessie?
Alle deelnemers hebben een laptop met camera en microfoon nodig. Daarnaast eventueel hun mobiele telefoon. En uiteraard een platform om online met elkaar te kunnen videoconferencen. We kunnen aansluiten bij het platform dat jouw organisatie graag gebruikt, of we stellen ons eigen platform tot jullie beschikking.
Wat zijn de belangrijkste verschillen met een fysieke brainstorm sessie?
De belangrijkste verschillen zijn de locatie (online in plaats van fysiek). Naast nadelen geeft dit ook voordelen, omdat online iedereen van overal ter wereld zou kunnen deelnemen. Een ander belangrijk verschil is de (afhankelijkheid van de) techniek. Het meest wezenlijke verschil blijft natuurlijk het feit dat je niet fysiek bij elkaar aanwezig bent. Dit vraagt extra aandacht voor het management van de energie en betrokkenheid van de deelnemers en het stimuleren van de interactie.
Voorbeelden van vraagstukken voor een online brainstorm sessie
- Je wilt nieuwe producten of diensten bedenken, of juist nieuwe markten vinden voor bestaande producten en diensten.
- Je wilt nadenken over het verbeteren van je producten of diensten.
- Je wilt acties bedenken om de kwaliteit van, of de klanttevredenheid over je producten en diensten te verbeteren.
- Je wilt ideeën bedenken die je processen efficiënter en betrouwbaarder maken.
- Je wilt lastige problemen in kaart brengen, oorzaken daarvan analyseren en een oplossing ervoor bedenken.
Hoe kun je een online brainstorm sessie aanvragen?
Wil je een gratis demo meemaken van een online brainstorm? Of wil je een offerte aanvragen? Maak gebruik van het formulier, en we nemen binnen een dag contact met je op voor meer informatie.
