Online Brainstorm Sessie?
“Ontdek hoe je er een succes van maakt!”
Explore Issues
Het verkennen van de huidige situatie, in kaart brengen issues, oorzaken, feiten en cijfers, met als doel inzicht te krijgen in het werkelijke probleem.
Waarom een online brainstorm sessie?
Er zijn eigenlijk geen redenen om af te zien van een creatieve brainstorm sessie nu je team op afstand werkt. De techniek is inmiddels zo ver gevorderd dat bijna alles wat in een gewone brainstorm sessie kon, nu ook mogelijk is in een online brainstorm sessie. Je kunt dus gerust nu al aan de slag met het bedenken van nieuwe ideeën samen met je team, je hoeft beslist niet te wachten totdat iedereen weer fysiek bij elkaar kan zitten.
Gratis Demosessie
Neem gerust contact met ons op voor een gratis demonstratie van een online brainstormsessie, zodat je zelf eerst kunt zien hoe het werkt. Bel 088 – 700 5000
Wat moet je je voorstellen bij een online brainstorm sessie?
Een online brainstorm sessie kun je zien als een virtuele bijeenkomst waarbij de deelnemers met elkaar gaan nadenken over een probleem of uitdaging. In het geval van de huidige Covid-19 crisis kan het natuurlijk zijn dat je wilt nadenken over oplossingen voor de nieuwe situatie, maar brainstorms kunnen natuurlijk over allerlei vraagstukken gaan.
Anders dan bij een fysieke brainstorm sessie gaat de begeleiding van de brainstorm sessie online, door een begeleider op afstand. Deze introduceert het onderwerp van de sessie, geeft de mogelijkheid om vragen te stellen, en legt de deelnemers het proces uit dat gebruikt gaat worden om ideeën en oplossingen te bedenken.
Het vastleggen van de ideeën gaat met behulp van een digitale tool, waarmee alle deelnemers in staat zijn om ideeën in te dienen. Nadat de eerste ideeën zijn verzameld, kunnen daarna creatieve ideetechnieken worden ingezet om nog meer ideeën te bedenken.
Als er voldoende ideeën zijn bedacht, worden de beste ideeën geselecteerd met behulp van de brainstorm-tool. De deelnemers krijgen elk een aantal stemmen die ze over de ideeën van hun voorkeur kunnen verdelen. Hierdoor heb je razendsnel een overzicht van de beste ideeën. Deze beste ideeën worden vervolgens verder uitgewerkt tot een concrete oplossing.
Creatieve ideeën zijn nu méér nodig dan ooit!
Door de Corona crisis is de manier waarop mensen samenwerken mogelijk blijvend radicaal veranderd.
Met elkaar vinden we nieuwe manieren uit om onze activiteiten door te laten gaan en proberen we terug te keren naar ‘business as usual’ maar dan in ‘het nieuwe normaal’. Het zal duidelijk zijn dat we voor allerlei zaken die voorheen vanzelfsprekend waren opnieuw oplossingen moeten uitvinden. Uiteraard heb je hier nieuwe ideeën voor nodig, en die bedenk je het best samen met je team. Maar hoe gaat dat als iedereen op afstand moet werken?
Voordelen van een online brainstorm sessie
Een online brainstorm sessie heeft zo zijn voordelen ten opzichte van een fysieke sessie. We noemen er een paar:
- Iedereen kan vanuit zijn eigen locatie deelnemen. Als je medewerkers over verschillende vestigingen werken kunnen ze zonder problemen aansluiten, zelfs vanuit het buitenland.
- De ideeën worden direct vastgelegd en opgeslagen. Er is dus geen risico meer dat ideeën verloren gaan.
- De verschillen tussen introverte en extraverte deelnemers worden kleiner; iedereen krijgt op dezelfde manier de ruimte om met ideeën te komen.
- Besluitvorming over de ideeën gaat met de ingebouwde ‘voting’ mogelijkheden een stuk sneller.
- De resultaten, in de vorm van gerangschikte en uitgewerkte ideeën zijn direct beschikbaar. Je kunt dus direct na de online brainstorm aan de slag met innoveren.
Valkuilen bij een online brainstorm sessie
Natuurlijk is er ook een keerzijde: bij een online sessie zijn er een aantal valkuilen waar je voor moet waken:
- Onvoldoende voorbereiding: Een online sessie lijkt qua organisatie misschien eenvoudiger dan een gewone brainstorm sessie: je hoeft geen zaal te huren en catering te regelen, maar verder is de voorbereiding net zo essentieel als anders. Een goede sessie staat of valt bij een zorgvuldige intake, een goed geformuleerde (concrete, duidelijke en uitdagende) brainstormvraag, een goed opgebouwd programma en last but not least de juiste deelnemers. Een goede brainstormbegeleider zorgt ervoor dat aan deze randvoorwaarden is voldaan.
- Techniek: Hoewel er technisch van alles mogelijk is, moeten de deelnemers wel beschikken over de juiste hulpmiddelen. Gelukkig valt dat reuze mee: iedereen beschikt tegenwoordig wel over een laptop met camera en telefoon. Daarnaast wordt soms de mobiele telefoon als extra kanaal ingezet tijdens een online brainstorm sessie. Tot zover geen echte problemen dus. Maar in de praktijk blijkt het online werken voor sommige deelnemers vaak lastiger dan gedacht. Het is dus zaak (en de taak van de begeleiders) om voldoende tijd te nemen om de deelnemers voor te bereiden en hen te laten wennen aan de online omgeving.
- Aandacht en energie: Een online sessie heeft een andere beleving dan een life event. Vergelijk maar eens een life optreden van de Rolling Stones, en een dvd van datzelfde optreden. Als je er fysiek bij bent, dan voelt het toch anders. De begeleider zorgt ervoor dat er voldoende interactie is en houdt rekening met de natuurlijke ‘aandachtsboog’ van mensen.
Begeleiding bij digitaal brainstormen
Net zoals bij een gewone brainstormsessie, is het bij een online brainstorm sessie van belang om een heldere structuur aan te brengen, en ervoor te zorgen dat alle deelnemers participeren en enthousiast en betrokken blijven bij de sessie. Een onafhankelijke begeleider die hierover waakt en ervoor zorgt dat het proces effectief blijft doorlopen is geen overbodige luxe.
De sessie wordt grondig gestructureerd en voorbereid, zodat in elke fase de juiste tools en werkvormen beschikbaar zijn. Hierdoor kan er afwisselend plenair en in subgroepen worden gewerkt, met verschillende ideetechnieken. Zo wordt er doelgericht toegewerkt naar de gewenste resultaten, in de vorm van een op hoofdlijnen uitgewerkte voorstellen.
Brainstorm Proces
Ook creativiteit heeft structuur nodig. Om ervoor te zorgen dat de gewenste resultaten worden bereikt, maken we gebruik van ons brainstorm proces dat zich in de praktijk heeft bewezen. Dit proces ziet er als volgt uit:
Define Challenge
Het bepalen van het juiste niveau en randvoorwaarden om de issues op te lossen, en het formuleren van een uitdagende startvraag (challenge) voor de brainstormsessie.
Create Ideas
Het bedenken van een brede verzameling aan mogelijke ideeën als oplossing van de challenge. Hierbij worden diverse creatieve denktechnieken ingezet.
Build Solutions
Het samenstellen en vormgeven van een beperkt aantal verschillende mogelijke alternatieve oplossingen voor de challenge, gebruik makend van de beschikbare beste ideeën.
Validate Proposals
Het demonstreren van de uitgewerkte oplossingen, waarbij feedback wordt verzameld vanuit diverse invalshoeken. Op basis van de verschillende inzichten worden de beste voorstellen uitgekozen voor realisatie.
Take Action
Het opstellen van een mini-plan van aanpak op basis van een inventarisatie van benodigde acties en maatregelen, waarin de belangrijkste taken en stappen voor de komende periode zijn opgenomen en toegewezen voor uitvoering.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een online brainstorm sessie?
Dat hangt in de eerste plaats af van wat je met de brainstorm wilt bereiken. Hoe meer diepgaand je een challenge wilt aanpakken, hoe meer tijd er in gaat zitten. Bij online brainstorms zijn de sessies in de regel wat korter en wordt het traject opgeknipt in meerdere events, dit vanwege de spanningsboog voor werken achter een beeldscherm. Hoe lang het voor jouw onderwerp gaat duren kunnen we helaas niet van te voren zeggen, maar neem gerust even contact op, want na een eerste gesprek kunnen we hier een betere inschatting van maken.
Wat heb je nodig voor een online brainstorm sessie?
Alle deelnemers hebben een laptop met camera en microfoon nodig. Daarnaast eventueel hun mobiele telefoon. En uiteraard een platform om online met elkaar te kunnen videoconferencen. We kunnen aansluiten bij het platform dat jouw organisatie graag gebruikt, of we stellen ons eigen platform tot jullie beschikking.
Wat zijn de belangrijkste verschillen met een fysieke brainstorm sessie?
De belangrijkste verschillen zijn de locatie (online in plaats van fysiek). Naast nadelen geeft dit ook voordelen, omdat online iedereen van overal ter wereld zou kunnen deelnemen. Een ander belangrijk verschil is de (afhankelijkheid van de) techniek. Het meest wezenlijke verschil blijft natuurlijk het feit dat je niet fysiek bij elkaar aanwezig bent. Dit vraagt extra aandacht voor het management van de energie en betrokkenheid van de deelnemers en het stimuleren van de interactie.
Voorbeelden van vraagstukken voor een online brainstorm sessie
- Nieuwe producten en diensten bedenken, of nieuwe markten voor je bestaande producten en diensten.
- Nadenken over het verbeteren van je producten en diensten.
- Oplossingen bedenken om de kwaliteit van, en/of de klanttevredenheid over je producten en diensten te verbeteren.
- Ideeën bedenken voor het efficiënter en betrouwbaarder maken van je processen.
- Lastige problemen in kaart brengen, oorzaken analyseren en oplossingen bedenken.
Hoe kun je een online brainstorm sessie aanvragen?
Wil je aan de slag met een online brainstorm sessie? Neem dan gerust even contact met ons op. We maken graag een voorstel voor je. Bel 088 – 700 5000
