Set Goals
Waar willen we naar toe? Voor wie doen we dit? Wie is bereid om te investeren in een oplossing?
Creatieve ideeën zijn nu méér nodig dan ooit
Door de Corona crisis is de manier waarop mensen samenwerken mogelijk blijvend radicaal veranderd. Met elkaar vinden we nieuwe manieren uit om onze activiteiten door te laten gaan en proberen we terug te keren naar ‘business as usual’ maar dan in ‘het nieuwe normaal’. Het zal duidelijk zijn dat we voor allerlei zaken die voorheen vanzelfsprekend waren opnieuw oplossingen moeten uitvinden. Uiteraard heb je hier nieuwe ideeën voor nodig, en die bedenk je het best samen met je team. Maar hoe gaat dat als iedereen op afstand moet werken?
Komt deze situatie je bekend voor?
- Door Covid-19 is de manier waarop je producten en diensten moet leveren totaal anders geworden.
- Na de eerste chaotische maanden, waarin je nauwelijks de tijd had om na te denken, wil je nu de zaken goed regelen.
- Je wilt samen met je team gedragen ideeën oplossingen bedenken en uitwerken.
- Je zou graag een brainstorm willen houden maar je twijfelt of dit wel gaat werken nu iedereen op afstand werkt.
Gelukkig is het heel goed mogelijk om een brainstorm volledig online te houden. We vertellen je graag hoe een online brainstorm werkt.
Wat moet je je voorstellen bij een online brainstorm sessie?
Een online brainstorm sessie kun je zien als een virtuele bijeenkomst waarbij de deelnemers met elkaar gaan nadenken over een probleem of uitdaging. In het geval van de huidige Covid-19 crisis kan het natuurlijk zijn dat je wilt nadenken over oplossingen voor de nieuwe situatie, maar brainstorms kunnen natuurlijk over allerlei vraagstukken gaan.
Anders dan bij een fysieke brainstorm sessie gaat de begeleiding van de digitale brainstorm sessie online, door een begeleider op afstand. Deze introduceert het onderwerp van de sessie, geeft de mogelijkheid om vragen te stellen, en legt de deelnemers het proces uit dat gebruikt gaat worden om ideeën en oplossingen te bedenken.
Het vastleggen van de ideeën gaat met behulp van een digitale tool, waarmee alle deelnemers in staat zijn om ideeën in te dienen. Nadat de eerste ideeën zijn verzameld, kunnen daarna creatieve ideetechnieken worden ingezet om nog meer ideeën te bedenken. A
ls er voldoende ideeën zijn bedacht, worden de beste ideeën geselecteerd met behulp van de brainstorm-tool. De deelnemers krijgen elk een aantal stemmen die ze over de ideeën van hun voorkeur kunnen verdelen. Hierdoor heb je razendsnel een overzicht van de beste ideeën. Deze beste ideeën worden vervolgens verder uitgewerkt tot een concrete oplossing.
Waarom een online brainstorm sessie?
Er zijn eigenlijk geen redenen om af te zien van een brainstorm sessie nu je team op afstand werkt. De techniek is inmiddels zo ver gevorderd dat bijna alles wat in een gewone brainstorm sessie kon, nu ook mogelijk is in een online brainstorm sessie. Je kunt dus gerust nu al aan de slag met het bedenken van nieuwe ideeën samen met je team, je hoeft beslist niet te wachten totdat iedereen weer fysiek bij elkaar kan zitten.
Voordelen van een online brainstorm sessie
Een online brainstorm sessie heeft zo zijn voordelen ten opzichte van een fysieke sessie. We noemen er een paar:
- Iedereen kan vanuit zijn eigen locatie deelnemen. Als je medewerkers over verschillende vestigingen werken kunnen ze zonder problemen aansluiten, zelfs vanuit het buitenland.
- De ideeën worden direct vastgelegd en opgeslagen. Er is dus geen risico meer dat ideeën verloren gaan.
- De verschillen tussen introverte en extraverte deelnemers worden kleiner; iedereen krijgt op dezelfde manier de ruimte om met ideeën te komen.
- Besluitvorming over de ideeën gaat met de ingebouwde ‘voting’ mogelijkheden een stuk sneller.
- De resultaten, in de vorm van gerangschikte en uitgewerkte ideeën zijn direct beschikbaar. Je kunt dus direct na de online brainstorm aan de slag met innoveren.
Valkuilen bij een online brainstorm sessie
Natuurlijk is er ook een keerzijde: bij een online sessie zijn er een aantal valkuilen waar je voor moet waken:
- Onvoldoende voorbereiding: Een online sessie lijkt qua organisatie misschien eenvoudiger dan een gewone brainstorm sessie: je hoeft geen zaal te huren en catering te regelen, maar verder is de voorbereiding net zo essentieel als anders. Een goede sessie staat of valt bij een zorgvuldige intake, een goed geformuleerde (concrete, duidelijke en uitdagende) brainstormvraag, een goed opgebouwd programma en last but not least de juiste deelnemers. Een goede brainstormbegeleider zorgt ervoor dat aan deze randvoorwaarden is voldaan.
- Techniek: Hoewel er technisch van alles mogelijk is, moeten de deelnemers wel beschikken over de juiste hulpmiddelen. Gelukkig valt dat reuze mee: iedereen beschikt tegenwoordig wel over een laptop met camera en telefoon. Daarnaast wordt soms de mobiele telefoon als extra kanaal ingezet tijdens een online brainstorm sessie. Tot zover geen echte problemen dus. Maar in de praktijk blijkt het online werken voor sommige deelnemers vaak lastiger dan gedacht. Het is dus zaak (en de taak van de begeleiders) om voldoende tijd te nemen om de deelnemers voor te bereiden en hen te laten wennen aan de online omgeving.
- Aandacht en energie: Een online sessie heeft een andere beleving dan een life event. Vergelijk maar eens een life optreden van de Rolling Stones, en een dvd van datzelfde optreden. Als je er fysiek bij bent, dan voelt het toch anders. De begeleider zorgt ervoor dat er voldoende interactie is en houdt rekening met de natuurlijke ‘aandachtsboog’ van mensen.
Begeleiding bij online brainstormen
Net zoals bij een gewone brainstormsessie, is het bij een online brainstorm sessie van belang om een heldere structuur aan te brengen, en ervoor te zorgen dat alle deelnemers participeren en enthousiast en betrokken blijven bij de sessie. Een onafhankelijke begeleider die hierover waakt en ervoor zorgt dat het proces effectief blijft doorlopen is geen overbodige luxe.
De sessie wordt grondig gestructureerd en voorbereid, zodat in elke fase de juiste tools en werkvormen beschikbaar zijn. Hierdoor kan er afwisselend plenair en in subgroepen worden gewerkt, met verschillende ideetechnieken. Zo wordt er doelgericht toegewerkt naar de gewenste resultaten, in de vorm van een op hoofdlijnen uitgewerkte voorstellen.
Zeven redenen om een brainstorm expert in te schakelen.
Om een brainstormsessie te houden hoef je geen raketgeleerde te zijn. Toch kunnen de kennis en ervaring van een professionele begeleider het verschil maken tussen een geslaagde sessie en een teleurstelling. Hieronder de top 7 redenen om een expert in te schakelen.
1 Het kiezen van de juiste aanpak voor je probleem of uitdaging.
Wij schatten voor je in of een brainstorm wel geschikt is voor je vraagstuk, of dat er eerst iets anders nodig is.
2 Het matchen van je ambitieniveau met de mogelijkheden.
Wil je revolutionaire ideeën in een halve dag? Wij helpen je om in te schatten of je verwachtingen realistisch zijn.
3 Het formuleren van de juiste startvraag (challenge) voor je sessie.
Deze vraag bepaalt het soort ideeën dat je zult gaan krijgen. Wij helpen je om de challenge zó te formuleren dat je ideeën van de juiste soort zult krijgen.
4 Het ontwerpen van de juiste agenda / programmering.
Wij stellen een draaiboek en agenda op die voldoende rekening houdt met alle aspecten die aan de orde moeten komen tijdens de sessie, zodat je niet onderweg in tijdnood raakt.
5 Het bepalen van de juiste tools, werkvormen en technieken.
Er zijn talloze werkvormen en creatieve denktechnieken beschikbaar die je in kunt zetten. Wij menen te weten wat er het beste werkt in jouw situatie.
6
Sensitiviteit en onafhankelijkheid.
Wij hebben geen vooropgezette voorkeur voor een bepaalde oplossingsrichting, en daardoor garanderen wij een veilig klimaat voor de deelnemers om met hun ideeën te komen.
7
Gerichtheid op proces & resultaten.
Wij zorgen ervoor dat iedereen aan bod komt en niet alleen de meest dominante deelnemers. Dat iedereen blijft participeren en dat de gewenste resultaten aan het eind van de sessie worden bereikt.
Brainstorm Proces
Ook creativiteit heeft structuur nodig. Om ervoor te zorgen dat de gewenste resultaten worden bereikt, maken we gebruik van ons brainstorm proces dat zich in de praktijk heeft bewezen. Dit proces ziet er als volgt uit:
Find Facts
Is er een probleem? Wat zijn de oorzaken? Welke componenten, processen en betrokkenen spelen een rol?
Define Challenge
Waarover gaan we precies ideeën bedenken? Welke oorzaak willen we oplossen?
Create Ideas
Waar willen we naar toe? Voor wie doen we dit? Wie is bereid om te investeren in een oplossing?
Build Solutions
De beste ideeën selecteren en uitwerken tot concrete voorstellen.
Take Action
De gekozen voorstellen voorzien van een roadmap en mini-plan van aanpak.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een online brainstorm sessie?
Dat hangt in de eerste plaats af van wat je met de brainstorm wilt bereiken. Hoe meer diepgaand je een challenge wilt aanpakken, hoe meer tijd er in gaat zitten. Bij online brainstorms zijn de sessies in de regel wat korter en wordt het traject opgeknipt in meerdere events, dit vanwege de spanningsboog voor werken achter een beeldscherm. Hoe lang het voor jouw onderwerp gaat duren kunnen we helaas niet van te voren zeggen, maar neem gerust even contact op, want na een eerste gesprek kunnen we hier een betere inschatting van maken.
Wat heb je nodig voor een online brainstorm sessie?
Alle deelnemers hebben een laptop met camera en microfoon nodig. Daarnaast eventueel hun mobiele telefoon. En uiteraard een platform om online met elkaar te kunnen videoconferencen. We kunnen aansluiten bij het platform dat jouw organisatie graag gebruikt, of we stellen ons eigen platform tot jullie beschikking.
Wat zijn de belangrijkste verschillen met een fysieke brainstorm sessie?
De belangrijkste verschillen zijn de locatie (online in plaats van fysiek). Naast nadelen geeft dit ook voordelen, omdat online iedereen van overal ter wereld zou kunnen deelnemen. Een ander belangrijk verschil is de (afhankelijkheid van de) techniek. Het meest wezenlijke verschil blijft natuurlijk het feit dat je niet fysiek bij elkaar aanwezig bent. Dit vraagt extra aandacht voor het management van de energie en betrokkenheid van de deelnemers en het stimuleren van de interactie.
Voorbeelden van vraagstukken voor een online brainstorm sessie
- Nieuwe producten en diensten bedenken, of nieuwe markten voor je bestaande producten en diensten.
- Nadenken over het verbeteren van je producten en diensten.
- Oplossingen bedenken om de kwaliteit van, en/of de klanttevredenheid over je producten en diensten te verbeteren.
- Ideeën bedenken voor het efficiënter en betrouwbaarder maken van je processen.
- Lastige problemen in kaart brengen, oorzaken analyseren en oplossingen bedenken.
Hoe kun je een online brainstorm sessie aanvragen?
Als je een gratis demo wilt van de online brainstorm, of als je direct een offerte wilt aanvragen, dan kun je gebruik maken van het formulier. We nemen binnen een dag contact met je op voor meer informatie!
