“Kunnen we die brainstorm niet gewoon zelf doen?” Natuurlijk kan dat. Veel teams organiseren prima sessies zonder hulp van buiten. Toch zijn er situaties waarin een facilitator het verschil maakt tussen een gezellige middag en een uitkomst waar je echt mee verder kunt. Wat doet zo iemand eigenlijk?

De facilitator gaat over het proces, niet over de inhoud

Het belangrijkste verschil met een voorzitter of projectleider: een facilitator heeft geen mening over de uitkomst. Hij of zij weet niet welk idee het beste is, en hoeft dat ook niet te weten. Het werk zit in het proces: de juiste vraag, de juiste volgorde, de juiste technieken en een groep die blijft werken.

Daardoor kunnen alle deelnemers, inclusief de opdrachtgever, volledig meedenken. Niemand hoeft tegelijk op de klok, de energie en de inhoud te letten.

Wat een facilitator doet, vóór, tijdens en na

Vooraf

Het meeste werk zit in de voorbereiding. Een goede facilitator stelt vooral vragen. Wat is het echte vraagstuk? Wat moet er na afloop liggen? Wie zijn de deelnemers, en wat speelt er tussen hen? Welke ideeën zijn al eerder geprobeerd? Op basis daarvan scherpt hij de brainstormvraag aan en ontwerpt hij het programma.

Tijdens

In de sessie zelf bewaakt de facilitator de spelregels, wisselt hij technieken af, houdt hij de energie op peil en zorgt hij dat iedereen aan bod komt. Hij merkt het als een groep vastloopt, en grijpt in met een andere invalshoek. En hij weet wanneer het tijd is om te stoppen met bedenken en te gaan kiezen.

Achteraf

Na de sessie zorgt de facilitator voor een verslag waarmee je verder kunt: de geselecteerde ideeën, de onderbouwing en de afgesproken vervolgstappen. Een foto van een volle muur is geen verslag.

Wanneer is een externe facilitator de moeite waard?

Er zijn grofweg vijf situaties waarin het verstandig is iemand van buiten te halen.

1. Het vraagstuk is belangrijk. Als er veel afhangt van de uitkomst, wil je niet dat het proces de zwakke schakel is.
2. De opdrachtgever wil zelf meedenken. Wie inhoudelijk betrokken is, kan niet tegelijk neutraal begeleiden.
3. Er zitten gevoeligheden in de groep. Verschillende afdelingen, hiërarchie of een voorgeschiedenis. Een buitenstaander kan dingen benoemen die een collega niet kan benoemen.
4. De groep is groot. Een sessie met vijftig of honderd deelnemers vraagt om een strakke regie en ervaring. Lees meer over brainstormen met een grote groep.
5. Je zit vast. Als het team al vaker over hetzelfde onderwerp heeft gebrainstormd zonder resultaat, helpt een frisse aanpak.

Wanneer kun je het beter zelf doen?

Voor een korte sessie met een vast team over een overzichtelijk onderwerp is een externe facilitator vaak niet nodig. Wijs dan wel iemand aan die niet inhoudelijk betrokken is, bijvoorbeeld een collega van een andere afdeling. Geef diegene een duidelijke rol en de tijd om zich voor te bereiden.

Wie dat vaker wil doen, kan zich bekwamen in een paar basistechnieken. In een Creativity Training leren deelnemers hoe ze zelf een sessie kunnen opzetten en welke technieken bij welk vraagstuk passen.

Waar let je op bij het kiezen van een facilitator?

• Vraagt hij door? Een goede facilitator wil eerst je vraagstuk begrijpen voordat hij een programma voorstelt.
• Heeft hij ervaring met jouw soort organisatie? Een sessie bij een gemeente vraagt iets anders dan een sessie bij een technologiebedrijf.
• Is er een duidelijk resultaat? Spreek vooraf af wat er na afloop ligt.
• Past de stijl bij je groep? Sommige teams hebben behoefte aan energie en speelsheid, andere aan rust en structuur.

Een facilitator maakt een groep niet slimmer. Wel zorgt hij ervoor dat de kennis en creativiteit die er al zijn, eindelijk op tafel komen.