Hoe werkt Online Brainstormen? 10+ tips & trics van de experts

Het organiseren van een online brainstormsessie is een geweldige manier om nieuwe ideeën en kansen te verkennen waar je organisatie van kan profiteren. En met een overvloed aan digitale hulpmiddelen die tegenwoordig beschikbaar zijn, is het organiseren van zo’n digitale brainstorm nog maar een fluitje van een cent, of toch niet? Toegegeven, je hoeft geen raketgeleerde te zijn om een brainstorm te begeleiden, wel zijn er een aantal zaken waar je goed op moet letten om van je online denksessie een succes te maken. Hier volgen de tips van onze experts.

1Bereid de sessie grondig voor

Het klinkt als een open deur, maar online brainstormsessies verdienen een grondige voorbereiding. Anders dan bij een gewone brainstormsessie, ben je wat meer beperkt in je flexibiliteit. Als online begeleider kun je nu eenmaal wat minder goed waarnemen of iedereen even effectief aan de slag is, dus zul je ervoor moeten zorgen dat alle werkvormen, instructies, templates, afbeeldingen en video’s die je wilt gebruiken het ook echt ‘doen’, en dat alles kristal helder is voor de deelnemers. Tip: hou een generale repetitie met een klein voorbereidingsteam van je opdrachtgever om het hele programma samen door te lopen. Vaak komen hier al wat ‘bugs’ uit naar voren die je voor de echte sessie nog kunt wegwerken.

2Plan voldoende tijd in om mensen aan de app te laten wennen

Niet iedereen is even handig met online tools. Ruim voldoende gelegenheid in om je deelnemers uitleg te geven over het programma en de tools die je gaat gebruiken, en gun mensen vooral in het begin even de tijd om te wennen aan de diverse mogelijkheden en instellingen van je brainstormprogramma. Hou het zo simpel mogelijk door eventueel overbodige opties uit te schakelen.

3Hou het compact

Online sessies blijken meer energie te vragen van deelnemers dan life sessies. Plan dus geen sessies van hele dagen in, want dan zul je merken dat je aan het eind van de rit meerdere passagiers onderweg bent kwijtgeraakt. Hou de sessies wat korter dan je gewend bent in een life setting, organiseer liever twee kortere sessies dan één langere. Probeer eventueel onderdelen om te zetten naar een opdracht die voorafgaand aan de sessie al kan worden voorbereid als huiswerk. De echte sessie kan dan wat sneller doorlopen worden waardoor het energieniveau van de deelnemers op peil blijft.

4Zorg voor een goede visuele structuur

Het enige houvast van een deelnemers tijdens een sessie, is wat hij hoort en ZIET via zijn beeldscherm. Je kunt de achtergrond van je online whiteboard veelal vooraf indelen. Maak hier gebruik van door een visuele structuur voor je sessie te ontwerpen. Dit is natuurlijk maatwerk, want geen enkele online brainstorm is gelijk, en hangt qua structuur af van het onderwerp van je brainstormsessie.

5Zorg voor heldere instructies

Bij een online brainstormsessie kun je minder snel merken of er iets onduidelijk is voor je deelnemers. Vragende gezichten of gemompel zijn nu eenmaal wat minder snel waarneembaar in een online setting. Zorg dan ook voor kraakheldere instructies. Zo weet je zeker dat de werkvormen en technieken die je inzet goed worden uitgevoerd

6Zorg voor maximale participatie

‘Even een rondje maken’ is er niet bij tijdens een online brainstorm. Het is goed om een lijstje bij te houden met alle namen van de deelnemers waarop je kunt bijhouden wie er al heeft bijgedragen, of gebruik dit lijstje om één voor één alle deelnemers de beurt te geven.

7Combineer online en offline opdrachten

100% online bezig zijn, we zeiden het hierboven al, vraagt een andere, hogere energie inzet van je deelnemers. Niet iedereen vind het even gemakkelijk om uren achtereen op zijn stoel te blijven zitten. Varieer daarom en zorg naast je online opdrachten ook voor opdrachten die offline uitgevoerd kunnen worden. Vaak kun je even iets met pen en papier laten voorbereiden, of je kunt met je deelnemers een energiser doen, waarbij je echt met zijn allen fysiek in beweging komt. Net als bij een gewone brainstormsessie!

8Combineer plenaire en breakout sessies

Soms is het goed om even in een wat kleiner clubje te kunnen en te mogen werken. Vooral bij het uitwerken van ideeën, of bij het toepassen van een eenvoudige ideetechniek, is er de kans om mensen in deelgroepjes aan de slag te laten gaan. Maak hier gebruik van. Mensen zullen dan onderling wat meer interactie aan kunnen gaan. Bovendien kun je als je het handig organiseert, met meerdere deelgroepen meer werk in minder tijd verzetten. Winwin dus!

9Gebruik een timer

Bij veel opdrachten gaan deelnemers zelf even aan de slag gedurende een bepaalde tijd. In een life sessie kun je goed zien hoe ver iedereen gevorderd is, maar bij een online sessie is dat minder goed zichtbaar. Tip: zet een online timer voor elke opdracht die je laat uitvoeren, en hou de tijd korter dan je gewend bent bij een life sessie (50 % van de normale tijd). Zo weet iedereen precies hoe laat hij terug online moet zijn, en voorkom je dat mensen duimen zitten te draaien of zich met iets anders (zoals hun emails) gaan bezig houden. Je kunt altijd nog extra tijd geven als dat nodig blijkt.

10Zorg dat de ideeën voor iedereen helder zijn

De ideeën die tijdens een sessie worden bedacht deel je natuurlijk met elkaar. Geef de gelegenheid om alle ideeën duidelijk te benoemen, en vraag aan de deelnemers of alles helder is. Het is goed om hiervoor ook de chatfunctie in te schakelen, want niet iedereen durft even goed om openlijk vragen te stellen. Als facilitator heb je dan zelf de keuze hoe je de vraag gaat inbrengen. Als aan het eind maar alle ideeën voor iedereen helder zijn.

11Steek regelmatig de thermometer erin

Bij een online sessie kun je niet zien of je deelnemers er nog gemakkelijk, energiek en enthousiast bij zitten. Uiteraard is het wel belangrijk voor het succes van de sessie dat mensen nog steeds met een goed gevoel eraan deelnemen. Maak er daarom een gewoonte van om tussen elke ronde door te vragen hoe je groep zich voelt. Je kunt dit bijvoorbeeld doen door hen voor de camera een life emoticon te laten maken met hun eigen gezicht. Iedereen een dikke glimlach? Dan kun je gewoon door. Kijk er iemand een beetje sip of vermoeid? Dan is het wellicht tijd voor een stukje afwisseling, of gewoon een pauze.

12Vergeet niet te prioriteren

Bij een online brainstormsessie kun je met gemak tientallen of zelfs honderden ideeën met elkaar verzamelen. Maar met 100 ideeën kun je niet verder, en zomaar een berg met ideeën mag zeker niet het eindresultaat van een brainstormsessie zijn. Laat de deelnemers alle ideeën nog eens goed ieder voor zich doornemen, en zorg dan dat er met een digitale stemronde helderheid ontstaat in welke ideeën door de groep het beste worden gevonden. Als het goed is kun je op deze manier zonder al te veel discussie het eens worden over wat de prioriteit van de ontwikkelde ideeën is.

13Sluit af met een actieplan

Een idee is nog geen innovatie, daarvoor moet een idee eerst nog uitgewerkt, ontwikkeld en geïmplementeerd worden. Na de brainstorm is er dus volop werk aan de winkel. Laat niet iedereen de sessie verlaten zonder dat hierover goede afspraken zijn gemaakt. Ruim tijd in om een mini plan van aanpak met elkaar op te stellen waarin duidelijk wordt wie na afloop van de sessie welke stappen gaat zetten om de ideeën verder te brengen. Hou de tijdspaden zo kort, en de acties zo concreet mogelijk.

En nu, aan de slag?

Hopelijk heb je na het lezen van bovenstaande expert tips en trucs wat meer gevoel gekregen hoe je je brainstormsessie kunt inrichten en hoe je iedereen bij de les kunt houden. Er zijn heel veel online tools beschikbaar waar je je eens in kunt gaan verdiepen. Maar je zou zelfs al ook met een eenvoudig gedeeld Google document aan de slag kunnen gaan. Laat weten als je ergens tegenaan loopt, wellicht kunnen wij je helpen. We zullen je in elk geval graag ondersteunen bij het organiseren en begeleiden van een echte online brainstorm sessie. Neem gerust even contact met ons op voor meer informatie of een voorstel op maat.