Een brainstorm met tien mensen is overzichtelijk. Een brainstorm met honderdvijftig mensen voelt voor veel organisatoren als een gok. Toch kan een grote groep juist veel opleveren: meer perspectieven, meer draagvlak en een energie die je in een kleine sessie niet krijgt. Het vraagt wel om een heel andere opzet.

Waarom zou je met zoveel mensen brainstormen?

Er zijn situaties waarin een kleine groep simpelweg te klein is:

• Je wilt draagvlak. Mensen steunen eerder een plan waar ze zelf aan hebben bijgedragen. Als honderd medewerkers hebben meegedacht, is de implementatie al half begonnen.
• Je zoekt veel verschillende perspectieven. Bij een maatschappelijk vraagstuk, een fusie of een nieuwe strategie wil je alle betrokkenen horen.
• Je hebt al een groep bij elkaar. Een congres, symposium of personeelsdag is een uitgelezen kans om de aanwezigen niet alleen te laten luisteren, maar ook te laten meedenken.

Zo begeleidde KreaNova bijvoorbeeld een brainstormsymposium met honderd huisartsen, voor huisartsen in opleiding en hun opleiders. Meerdere teams bedachten daar tegelijk oplossingen voor het verbeteren van de huisartsenopleiding.

Wat er anders is aan een grote groep

In een kleine groep kun je improviseren. In een grote groep niet. Elke minuut onduidelijkheid wordt vermenigvuldigd met honderdvijftig. Een instructie die niet helder is, levert tientallen vragen op. Een techniek die niet werkt, kun je niet even vervangen. Het programma moet daarom tot in detail zijn uitgedacht en getest.

Zes principes voor een grote brainstorm

1. Werk in kleine tafels

Een grote brainstorm is eigenlijk een verzameling kleine brainstorms die tegelijk plaatsvinden. Werk met tafels van zes tot acht personen. Zo komt iedereen aan het woord en blijft de energie hoog.

2. Geef elke tafel een eigen deelvraag

Als alle tafels dezelfde vraag beantwoorden, krijg je veel dubbele ideeën. Verdeel het vraagstuk in deelvragen en geef elke tafel of groep tafels een eigen invalshoek.

3. Zorg voor tafelhosts

Een centrale facilitator kan niet twintig tafels tegelijk begeleiden. Wijs per tafel een host aan die de technieken uitlegt, de tijd bewaakt en zorgt dat de ideeën worden vastgelegd. Instrueer de hosts vooraf goed.

4. Maak instructies kort en zichtbaar

Werk met korte, duidelijke opdrachten op een groot scherm of op de tafel zelf. Eén opdracht per stap, met een timer die iedereen kan zien.

5. Breng de opbrengst terug naar het plenaire deel

Laat aan het eind zien wat er in de zaal is ontstaan. Een ideeënmarkt waar de tafels hun beste idee pitchen, of een stemronde over alle ideeën, maakt de opbrengst zichtbaar en geeft deelnemers het gevoel dat hun bijdrage ertoe doet.

6. Plan de verwerking vooraf

Honderdvijftig mensen leveren al snel duizend ideeën op. Bedenk vooraf hoe je die verzamelt, ordent en terugkoppelt. Een team dat tijdens de sessie al begint met clusteren, scheelt weken werk achteraf.

De logistiek telt mee

Bij een grote groep is de ruimte net zo belangrijk als het programma. Zorg voor ronde of vierkante tafels in plaats van theateropstelling, genoeg ruimte om te lopen, goed zicht op het scherm en een geluidsinstallatie die tot achterin de zaal werkt. Leg per tafel materiaal klaar: post-its, stiften, opdrachtkaarten en een vel voor de uitkomst.

Online of op locatie?

Een grote brainstorm kan ook online, maar de energie van een volle zaal is moeilijk na te bootsen. Kies voor online als deelnemers verspreid zitten en reizen geen optie is, en houd de sessie dan korter en strakker.

Mega Brainstorm

Bij KreaNova noemen we dit een Mega Brainstorm: een sessie vanaf ongeveer acht tot circa honderdvijftig deelnemers, met een programma dat speciaal is ontworpen voor grote groepen. Wil je weten of dit past bij jullie congres, personeelsdag of participatietraject? Neem gerust contact op.